予約システムの時間単位を決めて、予約の時間管理を自動にする

予約システムに登録するコースの時間を作業の実態に合わせて決めれば、1日に受けられる予約の件数と売上が増えます。TapCompleteは、店舗が決めた時間のとおりに予約枠を自動で組むため、店舗が手で枠を詰めなくても回転率を上げられます。

オンライン予約システムの登録を始めて、所要時間の欄で手が止まった。カットは60分と書きたい。しかし初めての方は説明があるので70分かかる。短く登録すれば次の予約に食い込み、長く登録すれば1日に受けられる件数が減ります。

ここでは、時間の決め方で予約の件数がどれだけ変わるかを示します。あわせて、予約枠の刻みに合わない端数をどちらに入れるか、閉店前に最後に選べる開始時刻がどう決まるか、コースを分ける目安を記載します。

予約システムに登録する時間の決め方で、1日に受けられる予約の件数が変わる

同じ営業時間でも、予約1件にどれだけの時間を割り当てるかで、受けられる件数が変わります。

TapCompleteでは、店舗が提供する内容を「コース」として登録します。コースとは、予約1件が押さえる枠の単位です。メニューや施術、レッスンなど、店舗での呼び方は業種で変わります。

コースごとに登録するのは、お客様に提供する「サービス時間」と、その後の片付けにかかる「片付け時間」の2つです。2つを足した長さを「占有時間」と呼び、これが予約1件が予約枠を押さえる時間になります。この記事の題名にある時間単位とは、この占有時間のことです。

図表1：占有時間の決め方で変わる、1日に受けられる件数（仮に置いた数値）

前提：営業時間8時間（480分）、お客様に提供する時間45分、予約枠の刻み15分、客単価6,000円

占有時間の決め方ひとつで、受けられる件数に2件の差が出ます。1日12,000円、月に20日営業すれば24万円の差になります。1日に予約を何件受けられるかを、ここでは回転率と呼びます。

占有時間は、その予約で何分のあいだ他の予約を受けられなくなるかで決める

判断の軸は1つです。その予約が入ったとき、店舗は何分のあいだ他の予約を受けられなくなるか。これが占有時間になります。

念のための余裕を上乗せする必要はありません。清掃、器具の消毒、記録の記入、次のお客様を迎える準備。片付けに実際にかかる時間だけを足します。

コース	サービス時間	片付け時間	占有時間
整体	45分	15分	60分
相談	30分	0分	30分
トリミング（小型犬）	90分	15分	105分
個人レッスン	50分	10分	60分

お客様の画面に表示されるのはサービス時間だけです。片付け時間を足しても、お客様への案内は実際に提供する時間のままです。

片付け時間には2つの決まりがあります。5分単位で登録すること、そしてサービス時間より短くすることです。片付けに何分かかるかが分からない場合は、数日分を実際に計ってから決めます。

サービス開始前の準備時間を登録する欄はありません。前のお客様が帰ってから次のお客様を迎えるまでに行うことは、前の予約の片付け時間に含まれているためです。

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予約枠の刻みに合わない端数は、片付け時間のほうに入れる

占有時間は、予約枠の刻みの倍数でなければ登録できません。刻みに合わない端数は、サービス時間ではなく片付け時間に入れます。

予約枠の刻みとは、お客様の画面で選べる開始時刻の間隔です。15分・30分・60分から店舗が選びます。15分刻みなら、占有時間は45分、60分、75分というように15分の倍数のいずれかになります。

実際に計った時間がちょうど倍数になることは、むしろ稀です。サービス40分・片付け10分の合計50分は、15分の倍数ではないため登録できません。このとき、10分をどちらに寄せるかで、お客様に伝わる時間が変わります。

図表3：端数の入れ先で変わる、お客様に表示される時間（15分刻みの場合）

端数を片付け時間に入れれば、お客様への案内は実際に提供する時間と一致します。サービス時間に入れると、提供しない10分まで含めて「50分のコース」と案内することになります。

予約枠の刻みそのものの選び方でも、余る時間が変わります。

決めたい占有時間	予約枠の刻み	登録できる占有時間	余る時間
45分	15分	45分	なし
45分	30分	60分	15分
90分	30分	90分	なし
90分	60分	120分	30分

45分のコースが中心の店舗なら15分刻み、60分や90分が中心の店舗なら30分刻みを選ぶと、時間が余りません。

占有時間が長いコースほど、閉店前に最後に選べる開始時刻が早くなる

お客様の画面に表示されるのは、片付け時間まで含めた占有時間が営業終了までに収まる開始時刻だけです。

営業終了の時刻をまたいで終わる予約は受け付けません。そのため、最後に選べる開始時刻は、営業終了の時刻から占有時間の分だけさかのぼった時刻になります。

図表5：営業が午前10時から午後8時までの店舗で、最後に選べる開始時刻

念のための上乗せは、1日の件数を減らすだけでなく、夕方の最後の1枠も削ります。図表1のように30分を空けて占有時間を75分にすると、最後に選べる開始時刻は午後7時から午後6時45分へ早まります。

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所要時間が違う内容はコースを分け、分けたあとの数が掲載の上限に収まるかを確かめる

同じ内容でも、かかる時間が違えば、別のコースとして登録します。

初回のお客様に説明の時間が必要であれば、「カット」と「カット（初回）」を分けて登録します。料金が同じであっても分けます。1つのコースで短いほうに合わせると次の予約に食い込み、長いほうに合わせると、短く済むお客様の分だけ枠が余ります。

場面	分ける理由
初回のお客様に説明が必要	所要時間が長くなる
犬種やサイズで作業量が変わる	所要時間が変わる
同じ施術に短時間版と標準版がある	占有時間が違う
相談だけの枠と、施術を含む枠がある	用途と時間が違う

1つのコースの中で所要時間に幅がある場合は、長いほうに合わせます。45分から70分の幅があるなら、70分で登録します。早く終わった分は、次の予約までの余裕になります。

分ける前に、分けたあとのコースの数を数えてください。予約ページに同時に並べられるコースは、Liteで10件、Proで30件までです。公開日時が来ていないコースと、提供期間を過ぎたコースは、この数に数えません。登録できるコースの総数は、Liteが10件、Proは無制限です（料金プラン）。

「カット＋カラー」のような組み合わせは、2つを続けて行えば片付けが1回で済み、単品の占有時間を足した長さより短く終わります。この場合は、組み合わせを1つのコースとして登録すると、余る時間がなくなります。

店舗は、登録の前に占有時間を紙の上で決められる

1. 提供している内容を書き出す
2. それぞれのサービス時間を書く（幅がある場合は長いほう）
3. 時間が違うものをコースに分け、数が10件に収まるかを確かめる
4. 片付けに実際にかかる時間を書く
5. 手順2と手順4を足して、占有時間を出す
6. よく使う占有時間に合わせて刻みを決め、合わない端数を片付け時間に入れる
7. いちばん長いコースで、最後に選べる開始時刻を確かめる

内容	サービス時間	片付け時間	占有時間	最後に選べる開始時刻
カット	50分	10分	60分	午後7時
カット（初回）	65分	10分	75分	午後6時45分
カット＋カラー	110分	10分	120分	午後6時

7つの手順を終えていれば、予約システムへの登録作業は短時間で終わります。登録したその日から、TapCompleteが占有時間のとおりに予約枠を組み、予約が入るたびに空きを計算し直します。

コースごとに必要なスタッフと設備を決める方法は、設備とスタッフで予約枠を決めるで詳しく説明しています。お客様の画面に空き状況がどう表示されるかも、お客様が予約を完了するまでの流れで説明しています。

まとめ

占有時間を作業の実態に合わせて決めておけば、TapCompleteがそのとおりに予約枠を組み、店舗が手で詰めなくても1日に受けられる予約が増えます。

判断の軸は、その予約で何分のあいだ他の予約を受けられなくなるかです。念のための上乗せをやめるだけで、8時間の営業で2件の差が生まれる例もあります（仮に置いた数値）。上乗せは1日の件数だけでなく、夕方の最後の1枠も削ります。

予約枠の刻みに合わない端数は片付け時間に入れれば、お客様への案内は実際に提供する時間のままになります。所要時間が違う内容はコースを分け、分けたあとの数が予約ページに並べられる上限に収まるかを確かめます。

占有時間のほかにも、同時刻の受付上限や予約受付の締め切りなど、店舗が受け付ける予約の量を決める設定があります。5つの設定の全体は、店舗は受け付ける予約の量を決められるで確認できます。

次に見るページ

• 予約管理 予約システムで、店舗は受け付ける予約の量を決められる
• 業種 指名予約に対応し、設備とスタッフで予約枠を決める予約システム
• 機能 オンライン予約の受付から決済まで、TapCompleteの機能