予約システムでスタッフと設備の両方を管理すれば、どちらかが足りない時間に予約は入りません。お客様がスタッフを指名して予約することもできます。
施術できるスタッフは3人いるのに、ベッドは2台しかない。スタッフの人数で予約を受けていると、同じ時間に3件目が入った時点でベッドが足りなくなる。お客様に時間をずらしてもらう連絡をするのは、店舗の側です。
ここでは、TapCompleteでスタッフと設備を管理する仕組みと、指名予約の受け方を示します。あわせて、席数だけで足りる店舗の使い方と、予約の数え方の選び方を記載します。
予約システムでスタッフと設備を両方管理すれば、どちらかが足りない時間に予約は入らない
予約は、コースに必要なスタッフと設備がすべて空いている時間にだけ入ります。
TapCompleteでは、コースごとに「スタッフ1人とベッド1台」のように、予約に必要なものを決めておきます。お客様の予約ページには、必要なものがすべてそろう時刻だけが空きとして表示されます。
図表1：スタッフ3人・ベッド2台の店舗で、同じ時間に予約が入った場合
スタッフが空いていても、ベッドが埋まっていれば3件目は入りません。店舗が予約のたびに設備の空きを数える必要はなくなります。
スタッフの人数だけで受けると、設備が足りずに予約が重なる
人と設備の両方で予約枠が決まる店舗は、多くの業種にあります。
| 業種 | 担当する人 | 使う設備 |
|---|---|---|
| 整体院・整骨院（自費メニュー） | 施術者 | ベッド |
| 美容室 | スタイリスト | カット台、シャンプー台 |
| ネイル・まつげエクステ | ネイリスト、アイリスト | 施術席 |
| トリミング | トリマー | トリミング台 |
| フォトスタジオ | カメラマン | 撮影ブース |
| 料理教室・陶芸教室 | 講師 | 調理台、ろくろ |
スタッフの人数だけを上限にすると、図表1の3件目のように、設備の数を超えた予約が入ります。逆に設備の数だけを上限にすると、担当できるスタッフがいない時間にも予約が入ります。両方をそろえて見なければ、予約枠は正しく決まりません（対応業種）。
TapCompleteは、スタッフも設備も「同時に受けられる数」で管理する
スタッフと設備を、同じ仕組みで扱います。
管理画面で「同時に受けられる数を、人や設備ごとに管理する」設定を有効にすると、スタッフや設備ごとに、同時に受けられる数を入れられるようになります。
| 段階 | 店舗がすること | できるようになること |
|---|---|---|
| 設定を有効にする | 同時に受けられる数を1つ入れる（ベッドなら2） | 設備の数を超える予約が入らなくなる |
| 名前を付ける | 「1番ベッド」「個室」などの名前を付ける | コースごとに、どの設備を使うかを決められる |
名前を付けるかどうかは任意です。数を入れるだけでも、設備が足りない時間の予約は止まります。
設備の呼び方は、店舗が自由に入力します。ベッド、チェア、席、ブース、台、部屋。当社が業種ごとの型を用意しているわけではないため、どの業種でも自分の店の言葉で設定できます。
1つの設備が同時に受け入れる数も決められます。調理台1台に3人まで、部屋1室に10頭まで、といった設定ができます。
コースごとに、必要なスタッフと設備を決められる
コースによって、使うものは違います。
図表4：コースごとに決める、予約に必要なもの（設定例）
コースとは、予約1件が押さえる枠の単位です。メニューや施術、レッスンなど、店舗での呼び方は業種で変わります。
必要な数は、予約する人数に合わせて増えます。2人で予約が入れば、ベッドは2台必要になります。足りなければ、その時刻は空きとして表示されません。
相談だけのコースは設備を使わない、と決めておけば、ベッドが埋まっている時間でも相談の予約は受けられます。コースごとに決めることで、空いている設備を無駄にしません。
あわせて読む予約システムなら、キャンセルや人数の変更の連絡を取りこぼさない
お客様は、スタッフを指名して予約できる
指名予約を有効にすると、お客様はコースを選んだ後に、担当のスタッフを選べます。
指名したスタッフが空いている時刻だけが表示されます。選択肢の先頭には「指名しない（おまかせ）」が置かれ、最初から選ばれた状態になります。指名する習慣がないお客様は、そのまま進めます。
| お客様の選び方 | 表示される時刻 |
|---|---|
| スタッフを指名する | そのスタッフと、必要な設備がそろう時刻 |
| 指名しない（おまかせ） | いずれかのスタッフと、必要な設備がそろう時刻 |
指名スタッフとは、お客様が指名できる担当者として店舗が登録したスタッフです。
店舗は、指名の対象にするスタッフと、それぞれが担当できるコースを決められます。できない施術の予約が、そのスタッフに入ることはありません。
指名予約は両方のプランで使えます。指名できるスタッフの人数は、Liteが5人まで、Proは無制限です（料金プラン）。
スタッフの勤務時間は、日付ごとに設定できる
勤務していない時間には、そのスタッフの予約は入りません。
スタッフごとに、日付単位で勤務する時間帯を設定します。1日に複数の時間帯を登録できるため、休憩で抜ける時間も表せます。曜日ごとの基本の時間帯を登録しておけば、それを型に日付ごとの勤務が作られ、個別に変えた日はその内容が優先されます。
予約は、その日の勤務時間に、コースの時間がすべて収まる場合だけ入ります。休憩をまたぐ予約は入りません。
席数だけで足りる店舗は、この設定を使わずに済む
「同時に受けられる数を、人や設備ごとに管理する」設定は、既定で無効になっています。
無効のままなら、店舗全体で同時に何組まで受けるかを1つ決めるだけです。飲食店の席数のように、スタッフと設備を分けて考える必要がない店舗は、設定を触らずに使えます。
必要な店舗だけが有効にし、必要でない店舗の管理画面には、関連する設定項目が表示されません。設定の手間が増えることはありません。
予約の数え方は、名・頭・台など8つから選べる
お客様の画面に表示される数え方は、店舗が選べます。
図表6：店舗が選べる予約の数え方
選んだ数え方は、予約ページ、予約完了画面、自動送信のメール、管理画面のすべてに使われます。選ぶのは任意で、選ばなければ「名」で表示されます。大半の店舗は、既定のままで足ります。
数え方（お客様に見える単位）と、設備の呼び方（ベッドやブースなど店舗が付ける名前）は別の設定です。
あわせて読む予約システムの事前決済で、ドタキャンの損失を防ぐ
まとめ
スタッフと設備の両方で予約枠が決まる店舗は、TapCompleteで両方を管理すれば、どちらかが足りない時間に予約が入りません。予約は、コースに必要なスタッフと設備がすべてそろう時刻にだけ入ります。
コースごとに必要なスタッフと設備を決められ、予約する人数に合わせて必要な数も増えます。お客様はスタッフを指名して予約でき、指名しない場合はおまかせで進めます。スタッフの勤務時間は日付ごとに設定でき、休憩をまたぐ予約も入りません。
この設定は既定で無効のため、席数だけで足りる店舗は触らずに使えます。指名予約は両方のプランで使え、月額3,000円のLiteでも5人まで指名の対象にできます。
スタッフと設備を設定する管理画面は、機能のページで確認できます。
