TapCompleteなら、予約システムが受け付けるのは店舗が設定した範囲の予約だけです。同時刻の受付上限や締め切りを決めておけば、24時間受け付けても、対応できない量の予約は入りません。
オンライン予約システムを入れたら、手が回らない時間帯にも予約が入るのではないか。1人で施術している時間帯がある。準備の時間も要る。受けられない予約まで入れば、断る連絡をする手間が増えるだけになります。
ここでは、TapCompleteで店舗が決められる5つの設定を示します。あわせて、同じ設定でも店舗の規模と運用によって入れる数字が変わることを記載します。
予約システムの「予約件数無制限」は、受け付ける量とは別である
無制限なのは、請求の話です。
TapCompleteは両方のプランで予約件数を無制限としており、予約が何件入っても月額は変わりません。これは費用の仕組みであって、店舗の受け入れ量とは関係がありません。予約が1,000件入っても月額は変わりませんが、1,000件を受け付けるかどうかは店舗が決めます。
| 項目 | 無制限か | 決めるのは |
|---|---|---|
| 月額に含まれる予約件数 | 無制限 | TapComplete |
| 実際に受け付ける予約の量 | 無制限ではない | 店舗 |
予約ページには、店舗が受け付けると設定した枠だけが表示される
上限に達した枠、営業時間外、締め切りを過ぎた枠は、お客様が選べない状態で表示されます。
「空いている」の判定は、店舗の設定に基づいて行われます。予約が入りすぎるのは、設定した上限を超えて予約が入るからではなく、上限そのものを実態より高く設定している場合です。
図表2：予約ページ／お客様が見る画面
画面は開発中のもので、表示している内容は例です。
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店舗が予約管理で決められる設定は5つある
| 設定 | 何を決めるか |
|---|---|
| 同時刻の受付上限 | 同じ時間帯に何組まで受け付けるか |
| 1日当たりの提供上限 | コースごとに1日何件まで受け付けるか |
| 片付け時間 | 予約と予約の間にどれだけ間隔を空けるか |
| 予約受付の範囲 | どこまで先の予約を受け付けるか |
| 予約受付の締め切り | 直前の予約を受け付けるかどうか |
コースとは、予約1件が押さえる枠の単位です。メニューや施術、レッスンなど、店舗での呼び方は業種で変わります。
このほかに、営業時間と定休日の設定があります。営業していない時間帯には予約が入りません。
設定1：同時刻の受付上限は、同じ時間帯に何組まで受け付けるかを決める
上限に達した時間帯は、予約ページで選択できなくなります。
| 店舗の状況 | 設定する上限 | 結果 |
|---|---|---|
| 施術するスタッフが1人、施術台が1台 | 1 | 同じ時間帯に2件目は入らない |
| スタッフ3人、同時に3組まで対応できる | 3 | 4組目は入らない |
| 座席8席のうち、6席分を予約で受ける | 6 | 残り2席は当日の来店客用に空く |
曜日や特定の日ごとに、別の上限を設定できます。平日と土日で対応できる数が違う場合、日ごとに変えられます。
スタッフと設備の両方で受けられる数が決まる店舗では、スタッフや設備ごとに、同時に受けられる数を決めることもできます。スタッフが空いていても、ベッドや台が埋まっていれば予約が入らない仕組みです。スタッフや設備ごとに受けられる数を決める設定は、設備とスタッフで予約枠を決めるで詳しく説明しています。
設定を変えた後の上限を、既に入っている予約が超える場合は、設定を保存できません。既に確定した予約が取り消されることはありません。
設定2：1日当たりの提供上限は、コースごとに1日何件まで受け付けるかを決める
時間帯の枠に空きがあっても、そのコースの当日の残数が尽きていれば予約は入りません。
| 状況 | 設定 | 結果 |
|---|---|---|
| 仕入れの都合で、1日20食までしか出せないコースがある | そのコースに20を設定 | 21件目は受け付けない。他のコースは通常どおり受け付ける |
| 手間のかかるコースを1日3件までに抑えたい | そのコースに3を設定 | 4件目は受け付けない |
| 上限を設けないコース | 未設定 | 時間帯の枠が空いていれば受け付ける |
コースごとに設定するため、一部のコースだけ絞ることができます。
設定3：片付け時間は、予約と予約の間にどれだけ間隔を空けるかを決める
コースごとに、サービス提供後の片付け時間を設定できます。
予約枠として消費される時間は、サービス時間と片付け時間の合計です。この合計を占有時間と呼びます。
図表6：サービス時間・片付け時間・占有時間の関係
図表7：店舗の設定例（60分の枠を使う場合）
片付け時間を設定すると、次の予約が直後に入らなくなります。施術後の清掃、器具の消毒、記録の記入の時間を確保したまま予約を受けられます。お客様にはサービス時間だけが表示されます。
設定4：予約受付の範囲は、どこまで先の予約を受け付けるかを決める
何日先まで予約を受け付けるかを、店舗が指定します。
| 項目 | Lite | Pro |
|---|---|---|
| 予約を受け付けられる範囲 | 30日先まで | 180日先まで |
休業日の予定が立ちやすい店舗は短めに、オーダー品の製作など数カ月先の日程を押さえる業種は長めに設定します。業種と運用によって、適切な範囲が変わります（料金プラン）。
設定5：予約受付の締め切りは、直前の予約を受け付けるかどうかを決める
予約開始の何時間前まで受け付けるかを、店舗が指定します。
図表9：締め切りの設定による違い
準備が必要な業種では、締め切りを早めに設定します。当日の朝に予約が入っても準備が間に合わない、という事態を防げます。
キャンセル期限も同じ画面で設定します。お客様が予約した人数やコースを変更できる期限と、キャンセルできる期限は、このキャンセル期限と同じです。
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5つの設定値は、店舗の規模と運用によって変わる
同じ設定でも、入れる数字は店舗ごとに異なります。
| 設定 | 1人で施術し、電話も自分で受ける店舗 | 座席8席で当日の来店客も受ける飲食店 |
|---|---|---|
| 設定1 同時刻の受付上限 | 1 | 6（残り2席は当日の来店客用） |
| 設定2 1日当たりの提供上限 | 手間のかかるコースのみ設定 | 仕入れ数に応じてコースごとに設定 |
| 設定3 片付け時間 | 10〜15分（清掃と記録） | 5〜10分（片付けと配置換え） |
| 設定4 予約受付の範囲 | 14〜30日 | 30日 |
| 設定5 予約受付の締め切り | 開始の3時間前 | 前日午後8時 |
図表10は設定の考え方を示すための例であり、推奨値ではありません。
1人で施術する店舗では、設定1より設定3が効きます。施術と施術の間に時間がなければ、清掃も電話対応も休憩もできません。片付け時間を確保することで、その時間が生まれます。
座席を持つ飲食店では、設定1の配分が判断の中心になります。予約で埋める席と、当日の来店客のために空ける席を、店舗が決めます。
店舗は、運用しながら設定を変えられる
最初から正確な数字を決める必要はありません。
1カ月運用して、予約が埋まりすぎる、あるいは空きが多いと感じたら、そこで調整します。既に確定した予約が、設定を変えたことで取り消されることはありません。
予約枠の刻みとは、お客様の画面で選べる開始時刻の間隔です。15分・30分・60分から選びます。既存のコースや予約に影響するため、運用を始める前に決めることを勧めます。
まとめ
TapCompleteなら、24時間予約を受け付けていても、店舗が決めた量を超える予約は入りません。予約件数の無制限は請求の話であり、実際に受け付ける量は店舗が5つの設定で決めます。
同時刻の受付上限、1日当たりの提供上限、片付け時間、予約受付の範囲、予約受付の締め切り。1人で施術する店舗では片付け時間が効き、座席を持つ飲食店では同時刻の受付上限の配分が判断の中心になります。
設定は運用しながら変えられ、既に確定した予約が取り消されることはありません。いずれの設定も、月額3,000円のLiteで使えます。
5つの設定を行う管理画面は、機能のページで確認できます。
